Keberkesanan Komunikasi dan Hubungannya dengan Kecemerlangan Organisasi

Keberkesanan Komunikasi dan Hubungannya dengan Kecemerlangan Organisasi

Pengenalan

Komunikasi adalah instrumen yang amat penting dalam hubungan manusia. Ia juga merupakan elemen utama  yang harus diberi perhatian dalam sesuatu organisasi.

Sistem komunikasi yang cekap dan tidak terlalu formal dalam sesebuah organisasi amat penting dalam membina hubungan anatara pihak majikan dengan pekerjanya atau pihak pengurusan atasan dengan pekerja bawahannya.  Komunikasi  yang  baik antara kedua-dua  pihak dapat mengeratkan hubungan antara pihak pengurusan atasan dengan pekerjanya disamping dapat memastikan maklumat yang ingin disampaikan oleh ke dua-dua  pihak tepat dan dapat diaplikasikan dengan baik dalam melaksanakan sesuatu tugasan yang diamanahkan.

Tujuan komunikasi dalam sesuatu organisasi adalah berbeza-beza dan berlaku kepada semua lapisan pekerja bermula daripada pengurusan atasan, pertengahan dan pekerja bawahan.

Permasalahan Dalam Komunikasi

Komunikasi memainkan peranan penting dalam menentukan halatuju sesuatu organisasi. Ianya berfungsi sebagai  penggerak organisasi dan agen yang dapat meningkatkan motivasi di kalangan pekerja terutama pekerja bawahannya. Banyak berlaku pihak pengurusan atasan tidak menyedari tentang kepentingan elemen komunikasi yang baik amat diperlukan dalam melaksanakan sesuatu dasar atau perancangan yang telah ditetapkan oleh setiap organisasi. Komunikasi boleh juga menjadi agen penyatu yang dapat mengeratkan hubungan pekerja dalam sesuatu organisasi. Hubungan yang baik antara pekerja dapat menentukan iklim dan halatuju yang ingin dilaksanakan oleh organisasi terbabit.

Pada hari ni didadapati masih lagi banyak pihak pengurusan atasan tidak menitikberatkan elemen komunikasi dalam menetukan kejayaan yang ingin dicapai oleh organisasinya. Masih lagi terdapat anggapan daripada pihak pengurusan atasan bahawa komunikasi bukanlah satu masalah yang besar yang perlu diberi penekanan dimana golongan pengurusan sebegini menganggap hanya kemahiran intelektual dan keupayaan merancang seorang kakitangan sahaja yang dapat menentukan kejayaan organisasasinya. Keadaan ini akan mengakibatkan semakin hari  kemungkinan akan berlaku secara perlahan-lahan  suasana yang tidak harmoni, kekeliruan, dan salah faham antara pihak pengurusan atasan dengan kakitangan bawahannya disebabkan mesej yang cuba disampaikan tidak mencapai matlamat seperti yang dikehendaki.

Masalah  salah faham yang wujud di kalangan pekerja inilah yang boleh mengakibatkan peranan oraganisasi tersebut tidak mencapai matlamat  seperti dikehendaki. Ini juga boleh mengakibatkan prestasi pekerja akan merosot dan boleh member  kesan yang ketara kepada sesuatu organisasi. Ini  mungkin disebabkan arahan yang diterima oleh pekerja tersebut  tentang tugas yang harus dilaksanakan oleh mereka tidak begitu jelas disamping tiadanya elemen galakan dan motivasi yang wujud di kalangan pengurusan atasan.

Ketidakyakinan untuk melaksanakan tugas yang diamanahkan boleh mengakibatkan penurunan motivasi untuk melaksanakan tugasan tersebut. Ini boleh mewujudkan ketidakpuasan bekerja di dalam diri individu yang terlibat. Ini menunujukkan komunikasi memainkan peranan penting dalam menentukan kepuasan bekerja dan kepuasan bekerja pula akan mencorakkkan kejayaan dalam sesuatu organisasi Ke dua-dua ini mesti diberi perhatian yang serius bagi memastikan matlamat dan dasar organisasi dapat dicapai sebaik mungkin.

Justeru itu, pihak pengurusan atasan hendaklah mengambil langkah proaktif dalam meningkatkan kemahiran berkomunikasi dengan tidak meletakkkan  ego individu sebagai penghalang komunikasi dengan pekerja bawahannya. Kemampuan pihak atasan menyampaikan maklumat, memberi  penjelasan dan maklumbalas yang tepat terhadap dasar dan matlamat organisasi atau sasaran kerja yang ingin dilaksanakan kepada pekerja bawahannya dapat mewujudkan suasana dan persekitaran yang produktif dan meningkatkan motivasi di kalangan pekerjanya.

Ketua-ketua di jabatan-jabatan kerajaan yang terlibat dengan kerja-kerja sosial seperti jabatan Kebajikan Masyarakat, Jabatan Belia dan Sukan,Jjabatan Penerangan, Jabatan Pembangunan Wanita dan lain-lain agensi yang terlibat secara langsung dengan kerja-kerja social seharusnya mengambil kira elemen komukasi dalam perancangan organisasi atau jabatan yang diterajuinya. Dalam usaha untuk meningkatkan dan memastikan agar para pekerja terus berpuas hati dengan system komunikasi yang ada, Pihak pengurusan mestilah memastikan amalan komuni kasi hendaklah secara terbuka dan tidak terlalu formal terutama dalam mengendalikan kerja-kerja social.

Dalam hal ini pihak pengurusan atasan seharusnya lebih terbuka dan bersedia mendengar pendapat dan maklumbalas, cadangan dan permasalah yang dihadapi oleh pekerjanya. Komunikasi dan perjumpaan yang sering diadakan dapat mengelakkan berlakunya konflik dan salah faham dikalangan pekerja dan seterusnya dapat mengeratkan hubungan antara pengurusan atasan dengan kakitangan bawahannya dan  ini sudah tentu dapat meningkatkan motivasi dan semangat untuk bekerja di kalangan kakitangan bawahannya.